Imagina que tu restaurante es un balde lleno de agua. Las ventas son el agua que lo llena y alimenta, pero si ese balde tiene agujeros —es decir, una gestión deficiente de los costos y gastos—, por mucho que vendas, verás cómo tus ganancias se escapan. Una venta tras otra, y ese “agua” no hace más que derramarse sin generar el crecimiento que esperas. Una gestión estratégica de costos y gastos en tu negocio es la clave para tapar esos agujeros, maximizar la rentabilidad y asegurar el éxito a largo plazo.

La gestión de costos no es solo un proceso operativo; es una estrategia de supervivencia y prosperidad.

Gerardo Vélez N. | CEO de Voleo

Ejemplo de gestión de costos en la vida real: Café Gratitude

Para entender cómo el control de costos puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de un restaurante, tomemos el ejemplo de Café Gratitude, una cadena de restaurantes con sede en California que implementó una estricta estrategia de gestión de costos para maximizar su rentabilidad y sobrevivir en un mercado competitivo.

El problema inicial:
Café Gratitude experimentó inicialmente dificultades para mantener su rentabilidad, a pesar de contar con un flujo de ventas positivo. Su margen de ganancia neto era bajo debido a los altos costos operativos y de materia prima. Cada mes, entre un 5-10% de sus ingredientes se desperdiciaban debido a una mala rotación y falta de control en inventarios, lo cual representaba una pérdida mensual significativa.

La solución: Implementación de estrategias de gestión de costos
Al identificar que el desperdicio era un factor importante en sus pérdidas, Café Gratitude implementó el método PEPS para la rotación de inventarios y adoptó una estricta estandarización de recetas. Este cambio les permitió reducir el desperdicio de alimentos en un 30% en el primer trimestre, ahorrando aproximadamente $5,000 mensuales solo en costos de ingredientes.

Además, realizaron un costeo detallado de cada receta para ajustar los precios y estandarizar las porciones, lo cual ayudó a optimizar sus márgenes de ganancia en un 15%.

El impacto:
En el primer año de implementar estas estrategias, Café Gratitude logró mejorar su margen de ganancia neto en un 20%. Con estos cambios, pasaron de perder aproximadamente $60,000 anuales a generar una ganancia adicional de $75,000, demostrando que una correcta gestión de costos es fundamental para el éxito y la sostenibilidad de un restaurante.

Luego de ver este ejemplo, a continuación te mostramos algunas acciones concretar que podrás implementar para tener un control de gastos eficiente y convertir tus ventas en verdaderos beneficios.

1. Realiza cuadres de caja: Alinea entradas y salidas financieras

Llevar un registro exhaustivo y continuo de las entradas y salidas de dinero en tu restaurante es esencial para visualizar tu flujo de caja. Un cuadro de caja eficiente no solo te permite analizar los ingresos generados día a día, sino que también te ayuda a detectar fugas en los gastos y a mantener una estructura de costos sostenible.

• Beneficio clave: Tener un control total sobre el dinero que entra y sale, evitando sorpresas en el balance y mejorando la previsión financiera.

2. Inventario bien gestionado: La base de la rentabilidad

Realizar inventarios periódicos es fundamental para controlar el flujo de productos, reducir el desperdicio y prever necesidades futuras de compra. Un inventario bien estructurado te permite saber en todo momento qué productos tienes disponibles y cuánto te cuestan realmente.

• Impacto en la rentabilidad: Reducir el desperdicio en la cocina evita que tu dinero se convierta en basura. Un inventario eficiente es un paso directo hacia el ahorro y la maximización de recursos.

3. Estandariza y costea recetas: Eficiencia y consistencia en cada plato

La estandarización de recetas permite replicar la calidad y presentación de cada plato, mientras que el costeo detallado asegura que sabes con precisión cuánto cuesta preparar cada uno de ellos. Esta práctica ayuda a reducir el desperdicio de ingredientes, facilita la formación de nuevos empleados y mantiene la satisfacción del cliente al garantizar que cada plato sea idéntico en sabor y presentación.

• Resultado financiero: Conocer el costo real de cada plato te permite fijar precios adecuados, asegurando que todos tus productos generen ganancias en lugar de pérdidas.

4. Implementa un sistema POS: Control en tiempo real para decisiones inteligentes

Un sistema POS (punto de venta) permite controlar en tiempo real la entrada y salida de todos los productos que ofreces, automatizando procesos y brindando reportes precisos sobre ventas e inventarios. Este tipo de tecnología es una inversión que se traduce en una mayor precisión y una reducción de pérdidas por errores humanos.

• Ventaja competitiva: Los datos en tiempo real te permiten tomar decisiones informadas y rápidas, ajustando estrategias de ventas, precios y pedidos según las necesidades actuales.

5. Método PEPS para la gestión de inventarios: Orden y ahorro en la cocina

El método PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir) es una técnica de gestión de inventarios que asegura que los productos más antiguos se utilicen antes que los más nuevos. Esto evita que los ingredientes pierdan frescura o se desperdicien, optimizando el uso de los recursos.

• Reducción de costos: Al gestionar correctamente la rotación de inventarios, reduces la merma y maximizas el uso de cada ingrediente, ahorrando en compras futuras y evitando el desperdicio.

6. La estandarización: Consistencia que conquista y fideliza clientes

La estandarización en la preparación de platos garantiza una experiencia constante y de calidad para el cliente. Esta técnica no solo ahorra tiempo y esfuerzo al personal, sino que también reduce la necesidad de personal altamente especializado para tareas repetitivas, aumentando así la eficiencia y reduciendo los costos.

• Ventaja estratégica: La consistencia en cada plato fortalece la lealtad del cliente y mejora la rentabilidad al reducir el costo operativo.

7. Estructura de la carta: Menús rentables y atractivos

La estructura de la carta es una herramienta estratégica de ventas. No se trata solo de ofrecer platos, sino de vender adecuadamente cada uno de ellos, combinando una estructura de precios inteligente con descripciones atractivas y un diseño estratégico de los menús.

• Aumento del ticket promedio: Una carta bien diseñada incentiva a los clientes a probar productos de mayor margen, ayudando a aumentar el gasto promedio y mejorando la rentabilidad del restaurante.

En muchas ocasiones (no siempre), el problema de la ausencia de rentabilidad de un restaurante no está en la falta de ventas, sino en una mala gestión de sus costos y gastos.

Gerardo Vélez N. | CEO de Voleo

Conclusión: Control de costos, una de las llaves para la rentabilidad en restaurantes

Gestionar un negocio gastronómico no es solo cuestión de ventas. Cada gasto debe estar controlado, cada recurso optimizado, y cada proceso medido para evitar que las ganancias se diluyan en gastos innecesarios. La gestión de costos en restaurantes no es una tarea secundaria; es el cimiento sobre el cual se construye la rentabilidad y el éxito.

Cuando logras una administración eficiente de los costos y gastos, cierras los agujeros en el balde y aseguras que cada venta contribuya a tus beneficios. En Voleo, sabemos que el éxito de tu restaurante no depende solo de vender, sino de gestionar sabiamente cada aspecto del negocio, contáctanos y aplica al programa Aceleradora de Restaurantes para que juntos logremos aumentar la rentabilidad de tu negocio en 12 semanas o menos.